W jaki sposób skladac oferte w przetargu?

W kazdym ogloszeniu o przetargu zawarte sa dane kontaktowe zamawiajacego – nalezy skontaktowac sie z zamawiajacym i zapytac o wszelkie specyficzne formularze zgloszeniowe, sposób przeslania oferty itp. Dane kontaktowe mozna zazwyczaj znalezc w pierwszym akapicie ogloszenia o przetargu.

 

W jaki sposób zwrócic sie o udostepnianie dokumentów dotyczacych przetargu?

Aby otrzymac dokumenty dotyczace przetargu nalezy zwrócic sie pisemnie do zamawiajacego.

 

Jaki jest termin zlozenia oferty?

Wszystkie procedury przetargowe maja okreslone zasady dotyczace minimalnych terminów skladania ofert, które musza byc scisle przestrzegane przez zamawiajacych. Terminy sa ostateczne i aby uniknac komplikacji musza byc przestrzegane. Nalezy takze zwrócic uwage, ze termin skladania ofert oznacza date otrzymania oferty przez zamawiajacego, a nie np. date stempla pocztowego. Z tego powodu nalezy wczesniej uwzglednic czas niezbedny na dostarczenie oferty. Poniewaz oferty sa czesto uznawane za poufne dokumenty, zazwyczaj nie mozemy liczyc na przyjecie oferty za posrednictwem faxu.

 

Jakie dokumenty nalezy skladac wraz z oferta?

Zamawiajacy moga zazadac okreslonych dokumentów lub dowodów potwierdzajacych fakt istnienia, sytuacje prawa i finansowa oferenta, a takze jego techniczne mozliwosci podolania zleceniu.

Sytuacja oferenta

- Sadowy odpis lub inny ekwiwalentny dokument poswiadczajacy, ze oferent nie jest w stanie upadlosci.

- odpis lub inny ekwiwalentny dokument poswiadczajacy, ze oferent nie zostal skazany pod zarzutem dotyczacym dzialalnosci oferenta (np. za udzial w organizacji przestepczej, korupcje, defraudacje, pranie pieniedzy).

- zaswiadczenie wydane przez stosowny urzad potwierdzajace wywiazywanie sie ze wszystkich zobowiazan podatkowych oraz ubezpieczen spolecznych;

Kompetencje oferenta do realizacji zlecenia

- czlonkostwo w rejestrach handlowych, certyfikaty zgodne z zasadami zgodnymi z przepisami kraju czlonkowskiego itp.

Sytuacja finansowa

Zamawiajacy moga zazadac od oferenta:

- stosownych wyciagów bankowych;

- bilansu zysków i strat,;

- oswiadczenie o calkowitych obrotach firmy oraz o obrotach w odniesieniu do produktów i uslug zwiazanych z przedmiotem zamówienia. Zamawiajacy moze zazadac takze innych dokumentów potwierdzajacych sytuacje finansowa oferenta. Musza one jednak dotyczyc przedmiotu zamówienia oraz nie moga one dyskryminowac czesci oferentów.

Zdolnosci techniczne

- kazda dyrektywa zawiera wyczerpujaca liste dowodów, które zamawiajacy moze wymagac w zaleznosci od charakteru, ilosci oraz uzycia produktów i uslug objetych zamówieniem.

 

W jakim jezyku nalezy skladac oferte?

Poza paroma wyjatkami, zaproszenia do skladania ofert sa publikowane we wszystkich oficjalnych jezykach UE (oryginalny tekst w jezyku narodowym zamawiajacego oraz krótkie tlumaczenie). Nalezy jednak zwrócic uwage na fakt, ze dokumenty oraz informacje otrzymane od zamawiajacego beda zazwyczaj w jezyku kraju pochodzenia zamawiajacego – nalezy przygotowac sie na zlozenie oferty w tym samym jezyku. W tym wzgledzie sytuacja nie rózni sie od sektora prywatnego – robiac interesy z zagranicznymi partnerami nalezy umiec zrozumiec ich jezyk!

 

Czy mozna negocjowac z zamawiajacym?

Zazwyczaj nie. Przetargi publiczne to bardzo sformalizowany system, który nie dopuszcza elastycznosci oraz negocjacji. Zamawiajacy okresla, czego potrzebuje, skladane sa oferty, a po ocenie wszystkich ofert oglaszany jest zwyciezca przetargu. Zazwyczaj specyfikacje nie podlegaja negocjacjom, nawet, jezeli oferent jest w stanie zasugerowac lepsza technologie czy urzadzenie niz to, co zostalo opisane w dokumentach. Jezeli z jakiegokolwiek powodu oferent ma tego typu sugestie, powinien wczesniej sprawdzic dokladnie w specyfikacjach czy jest uprawniony do ich zlozenia.

 

Czy oferta jest wiazaca?

Tak. Oferty skladane w odpowiedzi na zaproszenie do przetargu przez zainteresowane strony sa prawnie wiazace. Jezeli zlozona oferta zostaje przyjeta nie ma mozliwosci jej wycofania ani zmiany ujetych w niej cen. Aby wycofac oferte lub zmienic jej cene nalezy liczyc sie z okreslonymi karami pienieznymi. W zwiazku z tym oferty powinny byc przygotowywane naprawde starannie. W szczególnosci powinny byc sprawdzone wszystkie ceny zwiazane z potencjalnymi podwykonawcami, potwierdzenie faktycznych mozliwosci dotrzymania terminów oraz (w przypadku robót budowlanych oraz uslug) czy dysponuje sie wystarczajaca liczba pracowników do wykonania prac w wymaganej lokalizacji.

 

Czy mozna zlozyc oferte razem z inna firma?

Tak. Zgodnie z dyrektywami dotyczacymi prac budowlanych, dostaw oraz uslug, grupa dostawców powinna byc dopuszczona do przetargu bez koniecznosci powolywania oddzielnej formy prawnej. Jednakze w przypadku wygrania przetargu firmy te moga byc zobligowane do przyjecia okreslonej formy prawnej, jezeli jest to konieczne ze wzgledu na realizacje zamówienia. Warto zwrócic uwage na fakt, ze dyrektywy UE dotyczace przetargów publicznych nie zawieraja zadnych zapisów mogacych krepowac Europejskie Grupy Interesu (Rozporzadzenie Rady (EEC) Nr 2137/85 z 25 lipca1985 dotyczace Europejskich Grup Gospodarczych (EEIG) OJ L 199, 31.07.1985) w skladaniu ofert w przetargach publicznych. W 1997, Komisja opublikowala komunikat zatytulowany "Udzial Europejskich Grup Interesu (EEIG) w przetargach publicznych oraz programach finansowanych przez Panstwo" (COM(97) 434 z 9.9.1997) (OJ C 285, 20.09.1997). Komunikat ponownie zawiera definicje EEIG oraz wyjasnia pewne cechy oraz sposób dzialania, a takze potwierdza, ze moga one skladac oferty w przetargach publicznych oraz brac udzial w programach finansowanych ze srodków publicznych na tych samych zasadach inne firmy.

 

Jezeli zamówienie podzielone jest na czesci, czy mozliwe jest skladanie ofert na czesc z nich?

Zamówienia, niezaleznie od wartosci, moga zostac podzielone na mniejsze czesci, ale ogloszenie o przetargu musi byc opublikowane. Jezeli zamawiajacy dopuszcza taka mozliwosc, oferenci moga skladac oferty tylko na czesc zamówienia. Zamawiajacy nie moga dzielic zamówien na mniejsze czesci w celu unikniecia wymogów dotyczacych publikacji lub tez konkurencji. Róznica jest bardzo istotna i ma duzy wplyw na rynek przetargów publicznych, w tym sensie, ze kilka zamówien na dostawy moglyby byc potraktowane w innych wypadku jako zlecenie na roboty budowlane o wartosci 5.278.000 €- ponizej progu zobowiazujacego do publikacji – i w ten sposób wplynac na ograniczenie publikacji ogloszenia oraz konkurencji. Przykladem tego móglby byc remont i przebudowa terminala weglowego na terminal zboza. Laczna wartosc projektu jest mniejsza niz 5 278 000€. Roboty budowlane wycenione sa na 2 000 000 € a wyposazenie i maszyny na 3 000 000 €. Typowe myslenie prowadziloby do wniosku, ze jest to zamówienie na roboty budowlane ponizej progu zobowiazujacego do publikacji, ale w uwzgledniajac Dyrektywy jest to zamówienie na dostawy maszyn, poniewaz maszyny stanowia wieksza czesc zamówienia i jego wartosc jest powyzej wymaganego progu.

 

Ile kosztuje zlozenie oferty?

W wiekszosci wypadków skladanie ofert jest bezplatne. Doswiadczenie jednak pokazuje, ze prywatne firmy czasami lekcewaza komercyjny koszt oferty: zlozenie waznej oferty (wlacznie z pozyskaniem koniecznych dokumentów itp.) takze angazuje okreslone koszty, które powinny zostac uwzglednione przy podejmowaniu decyzji o tym czy brac udzial w przetargu czy nie.